オフ会を初めて開催したい方必見!幹事が知るべき開催方法と心得とは

SNSやオンラインゲームでの交流が好きで、オンライン友達がたくさんいらっしゃる方であれば、一度はオフ会をしてみたい!と思ったことがあるのではないでしょうか。

しかし参加するならともかく、オフ会を開くとなると少し敷居が高い気もしてしまいます。周りに幹事が得意な方がいて、積極的にオフ会を開催してくれるのであればいいのですが、自分で企画する場合何から初めて良いのかわからないですよね。

今回はそんなオフ会幹事初心者の方に、オフ会を10回以上開催したかいとーの経験から幹事として知っておくべき進め方や心得、注意点についてご紹介しましょう。

そもそもオフ会とは

オフ会とはオフラインの会、つまりオンラインで知り合った方々が実際に現実で対面し、交流することをさす言葉です。

人によってはオフラインミーティングだったりオフミ、あるいは単にオフと呼ぶ方もいるようですね。

普段のSNSやオンラインゲーム、チャットツールによる交流でも、趣味や共通の話題で盛り上がることはできるのですが、やはり実際に会って顔をみてみたい、より仲良くなりたいと思う方もたくさんいらっしゃいます。

オフ会はそのような方々にとって絶好の機会で、対面でコミュニケーションを取ることによって現実で、であるいはかえってオンラインでの仲を深めることができるイベントとなります。

オフ会開催のパターン


一口にオフ会といっても、開催方法や規模、参加者の集め方によっていくつかのパターンに分けることができるため、ここでは代表的なパターンをいくつかご紹介します。

全て「オフ会」と総称されるケースがほとんどなのですが、開催したい、あるいは参加したいと思った際はまずどのようなパターンがあるのかを知って、どんなオフ会をしたいのかを考えるところから始めてみましょう。

参加者の規模

まずはどのくらいの参加者が集まるのかといった規模によって、どのようなオフ会になるのかが変わってきます。

最大8人程度が参加するようなオフ会であれば、普段の友人との集まりや飲み会の延長線上といったイメージのため、あまり「オフ会である」ことを意識する必要はありません。

一方で9人以上が参加するようなものであれば、どちらかというと「イベント」や「パーティー」の色が濃くなってきます。

1人1人と密にコミュニケーションを取るというよりは、その場の雰囲気を楽しむといった側面が強く、イベントを通して多くの参加者と広く浅く交流することが中心となります。

もちろん大規模なオフ会の方が幹事に求められる役割も多くなるため、慣れないうちは多くとも20人くらいまでの参加者でオフ会を開催するところから始めてみるのが良いでしょう。

参加者の募集方法

参加者の集め方、つまりどのような人たちが参加するのかによってもオフ会の雰囲気は変わってきます。

大体の場合「オフ会」と言えば、オンライン上ですでに仲良くなった人たちに直接声をかけて参加者を募るバターンが多くなります。

この場合はある程度見知った方々が集まるため、あまり人間関係や参加者同士のコミュニケーションに気を配らずともスムーズに進行することができます。

場合によってはオンラインのコミュニティーにおいて、「交流はあるけどあまり周りに好かれていない」といった人がいる場合もあるでしょう。

そのような場合、直接参加者に声をかけていく方が参加者同士の関係性をコントロールしやすくなるため、開催前後のトラブルを減らすことができます。

ただし中には不特定多数の人を招待するようなオフ会も存在します。例えば有名youtuberがオフ会と称してイベントを行ったり、特定のゲームのプレイヤーを無差別に集めてパーティーを行うような場合が挙げられます。

このような場合は同じ「オフ会」と呼ばれていても、参加者同士オンラインでも面識がないなど一般的な「オフ会」のイメージとは随分と異なったイベントとなります。

参加者希望者をコントロールすることも難しくなり、楽しめない人も出てきてしまいがちですので、まずは仲の良い方に直接声をかけ、オフ会を開催することをがおすすめです。

開催〜当日までの幹事・主催者の役目


それでは以降は、実際のオフ会の開催の仕方や幹事の当日までの役割、流れについてご紹介しましょう。

オフ会開催の告知(約1ヶ月前)

オフ会を開催したいと思った際には、オフ会の実施を告知することから全てがスタートします。

告知は参加者の候補となる方が容易にチェックできる方法、例えば仲間内のグループチャットであったり、DMなどで直接声をかけるのが良いでしょう。

SNSでの投稿も手軽な手段ではあるのですが、「参加してほしくない人」が目にしてしまう可能性もあるため参加者を限定したい場合は推奨できません。

告知する際は同時に日程や時間帯、場所についておおまかで構いませんので伝えておきましょう。

日程は1ヶ月程度先がおすすめ。近すぎると予定が入っている方が多く参加者が集まりづらいですし、逆に遠すぎると「今じゃなくていいや」と告知を読み飛ばされてしまう場合があります。

この時点では時間帯や場所は、「昼から」や「東京都内」といったざっくりとしたもので構いません。参加者を集めていくうえで、最も多くの人が集まれる時間帯、開催場所を徐々に決めていきましょう。

参加者集め

告知後は参加してほしい人に声をかけ、当日の参加者を集めていきます。

告知メッセージに参加の返事をもらう形でも良いのですが、オフ会の参加が初めての方はなかなか自分からアクションが取りづらいもの。場合によっては告知後に改めて直接連絡することで、参加の心理的なハードルを下げることができます。

この際に、参加できる日程や時間帯、場所に関する希望を聞いておくのが良いでしょう。全ての参加者の要望を叶えるのは難しいのですが、できるだけ多くの方の都合を把握したうえで具体的な日程や開催場所を決めていくことが重要です。

注意点としては、「参加者が別の参加者を招待する」ことに対してある程度予防線を張っておくこと。

ある参加者を通じて大勢の参加者が集まってしまうような状態は、幹事側で参加人数や関係性のコントロールができなくなるため好ましくありません。

「初対面の人も多い会だから、誰かを呼びたい時は一度声をかけて」と添えておくだけで、このリスクを軽減することができます。

当日の流れの企画(〜2週間前)

ここからが幹事の最も重要な役割、当日の流れやオフ会内容の企画となります。

参加者全員に楽しんでもらうことがオフ会の鉄則。そのため好みが分かれるような遊び方は控え、万人受けするような内容を企画するのが良いでしょう。

良い例として、オンラインゲームのオフ会であればそのゲームを対面で楽しむ時間を設けておくと、安定して楽しんでもらうことができます。

他にはボウリングやカラオケのような一般的な遊びも考えられますが、カラオケは好き嫌いが分かれがちなので控えた方が良いかもしれません。ボウリングは実力差こそ出るものの、チーム編成である程度カバーできるため比較的おすすめです。

食事や飲み会をプログラムに含めるのも良いでしょう。ただし食の好みやアレルギー、未成年者の有無は事前に確認しておくことが必須。間違っても未成年に飲酒を進めるようなことがあってはいけません。

会場の確保(〜1週間前)

当日の流れを決定した後は、実際に利用する会場を予約する必要があります。ボウリングや食事を行う場合はその会場を予約しておきましょう。

参加者同士でゲームを行うような時間を儲けるのであれば、貸し会議室やイベントスペースを確保するのがおすすめ。周りの目を気にせず、思う存分に楽しむことができます。

注意事項としてこの時点で人数が確定していない場合、予約の人数には余裕を持たせておきましょう。開催直前で人数が増減する場合も多いため、最小人数と最大人数を把握しておき、その範囲内予約しておくことがポイントです。

そうすることで、直前で人数が増加し会場に入りきらない、あるいは人数が減少しキャンセル料が発生してしまうといったリスクを軽減することができます。

集合場所や集合時間、プログラムのアナウンス(1週間前)

当日の流れと会場が確定したら、参加者にそれらを改めて告知しましょう。集合場所や時間はもちろん、プログラムごとにどのように移動するかを伝えておくのが親切です。

途中参加をする方も多いため、どの時間帯にどこにいるのかを伝えておくことで合流しやすくなります。

このタイミングで、誰が、いつ、どこから参加するのかを確定させておきましょう。そうすることで人数の把握はもちろん、当日の細かい動きを固めることができます。

一例として途中参加をする方は、「途中から話に入れるか」を不安に感じているケースが大半です。複数の人が同じタイミングから参加をするような場合は、一度プログラムを中断しみんなで出迎えにいく…といった時間を設けておきましょう。

出欠確認(〜3日前)

開催日が近づいたら念の為、改めて出欠確認を行っておきましょう。

いくら顔見知りの集まりとはいってもやはり初対面。直前で別の予定が入ったとキャンセルされたり、無断欠席されることもままあるのが実情です。

特に開催日直前の大量の欠席は金銭的なリスクに直結するため、出欠確認は念入りに。

場合によっては「キャンセル料が発生する」と伝えても問題ありません。来るか来ないかわからない人を置いておくよりは、欠席なら欠席で確定してもらうことの方が重要です。

当日の司会進行や集金など

いよいよ開催日当日。幹事には当日の出欠確認や司会進行、集金や支払いといった雑務をこなすことでスムーズに進行することが求められます。

1人で全てを進行することは難しいため、事前に協力者を募って役割分担をしておくのも良いかもしれません。特に金銭面はきっちり管理しておくことが大切なので、集合場所に集まった方から事前に集金をしておくのがベターでしょう。

後は参加者が楽しめるように、各会場へ誘導することはもちろん、移動しながら会話を促したり、積極的に場をを盛り上げ参加者同士が交流しやすい雰囲気を作ることに全力を注いでください。

開催後の開催報告や参加者へのお礼

無事にオフ会が終了したら、当日の写真を中心とした開催報告と合わせて参加者にお礼を伝えましょう。

参加してくれたことに対して直接感謝の気持ちを伝えることで仲も深まりますし、幹事としての信頼を得ることにもつながります。

また、次回以降オフ会を開催する際にも参加しようと思ってもらえるため、開催まででなく、開催後のアフターフォローも意識しておくことが大切です。

幹事が押さえておくべき心得・注意点


開催までの流れについてはご紹介しましたが、幹事として具体的にどのような点に注意をする必要があるのでしょうか。

オフ会をつつがなく進めるうえで主催者・幹事が覚えておきたい心得と注意点をいくつかご紹介いたします。

出欠確認と会場の確保を厳格に行う

重ねてになりますが、出欠確認と人数に対する会場の確保は厳密に行うようにしましょう。

前述した通り直前に大幅に人数が減少してしまうと、キャンセル料が発生し無用な金銭的負担を負うことになってしまいます。

参加していない人の費用を参加者に負担させると心象を損ねますし、オンラインでしか繋がっていない場合欠席者からキャンセル料をもらうことも難しいケースが大半です。最悪の場合、幹事がキャンセル料を負担する事態にもなりかねません。

金銭面以外にも、人数が大幅に増加したことにより会場が窮屈になってしまう、最悪の場合入りきれず参加できない人がでてしまうといったリスクも考えられます。

物理的に快適な環境を維持するためにも、どのタイミングから何人が参加するのかといった人数と会場の確認はしっかりと行っておきましょう。

参加者層の把握と会費の設定

オフ会に参加する方の属性をある程度知っておくことも重要です。可能な限り事前に、年齢や性別を確認しておくようにしましょう。

仮にプログラムの途中でグループを分けるような場合に、10代と50代の参加者が混ざってしまうと共通の話題が見つけづらく会話しづらい雰囲気になってしまいます。

あるいはボウリングのように男女差が出やすいゲームで性別が偏ってしまうと、スコアに差がつきすぎてしまい気持ち良くはありませんよね。

そのため、年齢や性別を把握したうえでグループ分けや、席の割り振りを行っておくことで参加者同士のコミュニケーションを円滑にすることができます。

また、特に中高生が参加する場合は会費に年齢も考慮するべきでしょう。

中高生にとっては数千円が大金となる場合もあるため、社会人以上の参加者に少し多めに会費を負担してもらうといった気遣いも必要になります。

その場合はもちろん事前に意図を伝え、会費を多く設定させてもらうことに承諾を得るようにしてくださいね。

参加者全員の動きに目を配る

当日の進行において最も重要な点は、常に参加者全員の動きや表情に目を配ることです。

普段からオンラインで交流しているとはいえ、対面となれば良くも悪くもリアルな性格が出ますし、中にはコミュニケーションが得意でない人もいることでしょう。

参加者同士の話題が合わない、あるいは会話に入れない人が出てしまうといった事態は避けることができません。

そのような場合に積極的に席替えやグループ替えを行い、場を動かせることは幹事の最大の特権であり責務でもあります。

話が盛り上がっていないグループがあった場合、まずは幹事が話題を提供するなどして会話を活性化させ、それでも盛り上がらないようであれば席替えを行いましょう。

会話が弾んでいるグループに入って楽しみたい気持ちもあるでしょうが、ここはグッと堪え、あくまで全員を楽しませることに集中するのがポイントです。

幹事は大変だけどメリットも多い

いかがでしたでしょうか。オフ会を開催する際の流れや当日の心得について知ることができたのではないでしょうか。

幹事は大変な役割ある一方、自分の力でコミュニティを盛り上げることができる非常にやりがいがあるポジションでもあります。

ここまで読んでくださった方の中には、幹事は面倒なんじゃないか、自分は楽しめないんじゃないか…といった不安を持つ方もいるかもしれません。

確かに幹事は参加者として、心から楽しむことはできない場合もあります。しかしながら、無事幹事を勤めることができれば、コミュニティの中でも「リーダー」として、多大な信頼を得ることができるでしょう。

そうすれば、今後オンラインを含め参加者全員と仲良くなれますし、次回はもっとカジュアルな会を開いて自分が楽しむこともできます。

みなさんもぜひ、オンラインの交流から一歩踏み込んだオフ会を開催し、オンライン友達とより深い関係を築いてみてはいかがでしょうか。

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Posted by かいとー