日常生活

仕事、タスクに余裕を持つには、自分で期限を設定すればいい

学生のうちも、社会人になっても、「期限」に追われることは珍しくありません。

宿題から始まり、卒業論文や、取引先からの依頼など、明確な締め切りのあるタスクが多々あります。

期限を守らないと、大きな損害を被ってしまうものもあるでしょう。

このようなタスクを、期限ぎりぎりで焦ることなく、余裕をもって終わらせるために必要なことは何でしょうか。

答えはただ一つ、自分自身で締め切りまで余裕をもって期限を設定し、それを先輩や上司といった自分より上の立場の人々に宣言してしまうことです。

期限を設定すると何が起こるのか

自分自身で期限を設定しようとした場合、まず「やらなければいけないことは何か」というToDoを洗い出すことから始まります。

この整理を行い、期限としてスケジュールに組み込むことにより、「ほかの仕事に気を取られ、忘れてしまっていた」というミスの可能性を減らすことができます。
洗い出しの時点で忘れていたらダメですけどね。

また合わせて、「その仕事をこなすために必要な時間」を見積もる作業が発生します。

こちらも非常に重要で、この過程を経ることで「思っていたより時間がかかった」ことによる締め切り遅れの可能性がぐっと減ります。

もちろん、正確な必要時間を予測することは難しいため、予定よりも遅れてしまった!ということもあるでしょう。

しかしその際も、本来の期限に対し余裕をもって自分の期限を決めていれば、多少後ろ倒しになっても問題はありません。

計画立て、余裕を持つことで、急な仕事に対応する

仕事の多くは期限までに一定の余裕をもって与えられます。

中には、取引先との兼ね合いで急な対応が必要という場合もありますが、特に社内でのタスクの場合は、余裕をもって指示が出されるか、指示はなくとも前々から予期できるタスクであるケースが多い印象があります。

したがって、ある程度余裕をもって、与えられる仕事をこなすことで、適宜入ってくる急ぎのタスクもまた、冷静に処理することが必要になります。

「そうは言っても、いつも期限の前日に仕事が降りてくるんだけど!」というあなた。
考えられる理由は2つあります。

1つは、指示を出す人が期限に無頓着であること。

もう1つは、会社として急な対応が多いビジネスであることです。

前者の場合は、指示を出す側が改善してくれれば理想的ですが、難しい場合は、こちらから「仕事がありそうならやりますよ!」と声をかけることで、角を立てず、仕事を早めに回してもらえるのではないでしょうか。

後者は、ビジネスモデル上対策が難しい部分もありますが、少しだけでも「今後どのような仕事が必要になるか」を頭に置く癖をつければ、多少は対応しやすくなるでしょう。

設定した期限を共有し、守らないことを防ぐ

自分自身で期限を設定しても、原則として守らないことには意味がありません。

もちろん、時間の見積もりが甘く、後ろ倒しになることはありますが、それが普通になってしまうと、期限を設定する意味がなくなってしまいます。

おすすめなのは、先輩や上司に前もって期限を伝えておき、完了したタイミングで完了報告を行うことです。

例え余裕のある期限でも、一度設定し、目上の人に伝えた日時を変更することは、心理的な抵抗があるのではないでしょうか。

また、この形をとることは、報連相の観点でも重要です。

自分の仕事の進捗を適切に社内に共有することで、万が一抜け漏れがあっても、周りに指摘してもらうことで、ミスを防止できる可能性があります。

期限を守れない可能性に早めに気付く

期限を守ることは当然ながら重要ですが、設定した期限を守れず、本来の期限にも遅れるかもしれない、という場合もあるでしょう。

この場合も、本来の期限より前に、自分の期限に沿って進捗を判断できますので、万が一本来の期限に遅れそうでも、早めにヘルプを依頼することができます。

もちろん、自分の力で期限を守ることは非常に大切です。

しかしながら、その焦りが原因でミスをしてしまった場合、間に合わなかった場合よりも深刻な問題になるケースが多々あります。

断言はできませんが、本来の期限も、余裕をもって設定されているかもしれません。取り返しのつかない失敗をする前に、助けを呼ぶほうが賢明です。

時間を意識することで、効率が上がる

ここまでは期限を守ることに重点を置いて説明しましたが、期限を意識することで、「実際にどれだけ時間がかかったか」も同時に意識することになります。

「効率よく仕事がしたい!」とは皆さん考えていると思いますが、この所要時間の管理が意外にできておらず、効率を客観的に把握できていないケースがあります。

必要な時間を予測し、期限を設定したうえで、実際に仕事をこなす。

そのうえで、実際にかかった時間を把握することで、今後の仕事の効率化に役立てる。

このPDCAを回すことによって、周りの人々から安心して仕事を任せてもらえる、一人前のビジネスマンになれるのではないでしょうか。